14 Agt 2008

Accurate accounting software

PENGANTAR

Perkembangan dunia bisnis semakinhari semakin pesat. Transaksi bisnis yang semakin kompleks dan rumit menjadikannya tidak tertangani lagi oleh prosedur manual yang memiliki tingkat ketidakakuratan akibat dari kesalahan manusia yang menjalani prosedur manual tersebut.

Perkembangan teknologi mempunyai dampak yang sangat besar terhadap sistem informasi akuntansi dalam suatu organisasi bisnis. Dampak yang nyata dirasakan pada pemrosesan data yang mengalami perubahan dari sistem manual digantikan oleh komputer.

Pemanfaatan komputer oleh organisasi bisnis makin memudahkan dalam melakukan pekerjaannya..Dengan teknologi terkomputerisasi penuh dapat melaksanakan pemutakhiran harian file transaksi, keluaran, dan file dalam bentuk format terbaca mesin, seperti pita dan disk. Jadi semua memberikan kesempatan kepada para karyawan untuk menggunakan komputer dalam melaksanakan pekerjaannya. Oleh karena itu akuntan dituntut juga untuk menguasai dibidang software, hardware, maupun brainware yang merupakan perangkat keras dan perangkat lunak komputer.

Accurate merupakan software akuntansi untuk Usaha Kecil Menengah (UKM) yang dibuat secara terpadu dari beberapa modul. Accurate dikembangkan dari negeri sendiri yang tergabung dalam sebuah perusahaan dengan nama PT Cipta Piranti Sejahtera atau CPSSoft International di Jakarta. Versi terakhir Accurat 3.0 dirilis Juni 2004.

Accurate dibagi sesuai dengan jenis usaha dan kebutuhan user menjadi 3 (tiga) versi, yaitu standard edition, Deluxe Edition, dan Enterprise Edition. Standard edition cocok untuk perusahaan kecil seperti jasa dan dagang yang cukup hanya menghasilkan laporan keuangan standar. Pada Deluxe Edition terdapat tambahan fungsi berupa pengisian proyek dan departemen. Sedangkan Enterprise Edition merupakan versi lengkap dari Accurate, dimana mencakup semua fasilitas dari versi standard edition dan deluxe edition dengan tambahan fungsi yang diperlukan bagi perusahaan manufaktur seperti pencatatan bill of material, production order, production activity, finished production activity dan bahkan dapat mengetahui selisih antara bill of material budget dengan production activity.

Keunggulan yang dimiliki Accurate sebagai software akuntansi yang populer antara lain user friendly (mudah digunakan),tingkat keamanan (security) yang valid karena setiap user dapat diatur passwordnya, kemampuan explore semua laporan ke dalam media excel, file .pdf, csv, file .rtf dan file .txt; dibuat oleh perusahaan di Indonesia (Jakarta) sehingga jika terjadi kerusakan terhadap data dapat dengan cepat ditangani oleh developer; sesuai dengan standar akuntansi keuangan Indonesia terutama dalam penentuan metode pencatatan dan perhitungan; tersedia dua pilihan menu bahasa, bahasa Indonesia dan bahasa Inggris; dan yang tak kalah pentingnya terhubung dengan laporan perpajakan Indonesia seperti pembuatan faktur pajak standar, pelaporan SPT Masa dan Tahunan

BAGIAN ISI

1. Fitur-fitur Accurate

Fitur-fitur yang diberikan Accurate adalah:

a. Multi Fungsi, diantaranya:

- Multi currencies, dapat mencatat transaksi mata uang asing terutama untuk akun tipe kas/bank, piutang dan utang. Setiap terjadi perubahan kurs saat pembelian/penjualan dengan pembayaran utang/piutang akan dicatat secara otomatis sebagai realisasi selisih kurs (realized gain/loss)

- Multi warehouse, dapat mengetahui posisi kuantitas suatu barang di gudang mana saja

- Multi user, satu atau lebih user dapat mengakses satu data yang sama di komputer yang berlainan sesuai dengan akses dan password masing-masing

- Multi sales tax, setiap faktur pembelian maupun penjualan dapat menghitung 2 (dua) tingkat pajak penjualan, baik untuk PPN dan PPn BM

- Multi discount, setiap faktur untuk masing-masing barang dapat ditentukan masing-masing diskon dengan diskon bertingkat

- Multi salesman, setiap faktur pajak dapat dipilih siapa penjualnya dengan penentuan batasan komisi

- Multi form template, dapat mendesain formulir isian sesuai keinginan

- Multi unit, setiap item barang (inventory parts) dapat ditentukan satuannya dalam 3 (tiga) tingkatan dimana tingkatan pertama (unit 1) sebagai unit default

b. Bilingual, dapat ditampilkan dalam bahasa Indonesia dan Inggris

c. Pilihan metode perhitungan, baik rata-rata, FIFO maupun LIFO

d. Modul yang digunakan (khususnya untuk Deluxe Edition), yaitu:

- general ledger, terdiri dari chart of account, journal voucher, currency, dan period end

- cash & bank, terdiri dari aktivitas other deposit, other payment, bank reconcile, dan bank book

- inventory, terdiri dari aktivitas item list, grouping, item transfer, set item price, inventory adjustment, warehouse, dan job costing

- sales, terdiri dari aktivitas sales order, delivery order, sales invoice, sales return, dan customer receipt

- purchases, terdiri dari aktivitas purchase order, receive item, purchase invoice, purchase return, dan vendor payment

- fixed assets, terdiri dari aktivitas new fixed asset, revaluation of fixed asset dan disposal of fixed asset

- cost centre, terdiri dari aktivitas proyek dan departemen yang dapat mengetahui laporan keuangan dalam masing-masing proyek dan departemen tersebut

e. Customize Reports, satu jenis laporan yang sudah disediakan dapat dikustomasi sendiri oleh user menjadi puluhan bahkan ratusan jenis laporan

f. Client server, Accurate memilih jaringan dengan model client server

II. CARA PENGOPERASIAN

PENYESUAIAN DAN PENGENALAN BAGI PENGGUNA BARU

Memulai Accurate

Accurate yang dipakai disini adalah Accurate versi Education. Saat memulai memakai Accurate, form ini akan muncul setiap kali Anda menjalankan Accurate. Tujuannya adalah mempermudah Anda, karena pada form ini Anda dapat langsung memilih untuk :

· Create New Company

Dengan menu pilihan ini, Anda akan membuat sebuah file baru.

· Open Existing Company

Dengan menu pilihan ini, Anda akan membuka sebuah file perusahaan yang sudah pernah dibuat sebelumnya.

· Open Last Company

Dengan menu pilihan ini, Anda akan membuka file perusahaan yang terakhir dibuka

· Explore Sample Company

Dengan menu pilihan ini, Anda dapat membuka sebuah file contoh kasus yang telah disediakan oleh Accurate. Pada kotak dialog, masukan supervisor sebagai username dan password.

· Close, dengan menu pilihan ini, Anda akan keluar dari Accurate

Langkah awal yaitu pemasukan informasi keuangan perusahaan terakhir. Dari tampilan muka Accurate pilih Create New Company. Muncul tampilan Create Database, dengan default pada lokal. Apabila memilih remote, maka anda harus mengisi server name. Kemudian isi File Nama. Dapat dipilih dari direktori lain, dengan cara meng-klik tanda titik tiga. Setelah Ok, muncul jendela Login, masukkan user ID dan password yang anda inginkan. Setelah muncul jendela Login, masukkan User ID dan Password sesuai yang Anda inginkan. Untuk default, keduanya adalah supervisor.

Akan terdapat jendela Reminder. Reminder merupakan suatu fungsi yang akan mengingatkan anda tentang hal-hal penting kecil yang kerap kali terlewatkan, terdiri dari tiga kolom, yaitu:

· Due Date, berisi tanggal jatuh tempo.

· Description, berisi keterangan tentang form.

· Amount, jumlah dari discount atau invoice, dll.

Dari tampilan muka Accurate klik menu pull down Setup, klik Company Info


Memiliki tiga buah jendela :

1. Tampilan Jendela General, Isikan nama beserta alamat lengkap perusahaan Anda.

Default Currency diisi dengan mata uang lokal atau mata uang yang nilai tukarnya 1 (satu).

2. Tampilan Jendela Accounting Period

Start Date, diisi saat Anda mulai menggunakan Accurate

Fiscal Year, diisi dengan tahun fiskal dimana anda mulai menggunakan program ini.

Default Period, yang tidak dapat diubah, melainkan akan berjalan sendiri sesuai dengan data yang sudah anda isi pada Quick Setup dan berjalan menurut tanggal sistem.

Warn dan Error if after__or before__, yang dapat diisi dengan periode-periode, agar Accurate dapat mencegah (dengan mengisi pada baris Error) atau memperingatkan (dengan mengisi pada baris Warn)

2. Tampilan Jendela Tax

Diisi sesuai data perusahaan sebagai wajib pajak.


Quick Setup

Langkah pertama setelah masuk ke tampilan muka Accurate adalah dengan melakukan Quick Setup sebagai langkah cepat untuk memasukkan data perusahaan. Pilih menu pull down Setup, lanjutkan dengan memilih Quick Setup. Akan muncul tampilan:

Dari sini kita dapat melakukan penyesuaian mendasar mengenai mata uang dan informasi perusahaan, akun (chart of account) dan daftar lainnya dimana dapat dilakukan import data dari sumber yang kita inginkan misalnya dari bentuk exel, kemudian daftar pemasok dan pelanggan, proyek dan produksi, asset tetap, serta trial balance. Langkah terakhir yaitu dengan meng-klik finish .Berikut beberapa langkah atas penyesuaian tersebut:

Penyesuaian Terhadap Chart of Account :

Tampilan ini memperlihatkan daftar nama account yang telah dibuat oleh program. Dalam daftar account tersebut terdapat tiga kolom, yaitu: kolom Account Number, Name dan Type. Isi dari daftar ini dibuat oleh program dan ditambah dengan hal-hal yang anda isi pada Quick Setup, yang muncul pada Account Opening Balance. Di bagian atas table terdapat 3 tombol :

· New, Untuk menambah account baru ke dalam daftar account. Klik tombol ini. Isikan Number dan Name Account. Setelah itu pilih tipe dari account baru yang Anda buat. Di sebelah kanan entry field Account Number terdapat kotak option kecil Suspended, dengan menambah tanda check pada kotak ini untuk sementara account yang bersangkutan tidak akan dapat digunakan untuk mencatat suatu transaksi, sampai tanda check tersebut dihilangkan. Isi Opening Balance dengan tanggalnya.

· Edit, Untuk mengubah nama dan nomor account yang sudah ada.

· Delete, anda dapat menghapus account yang sudah ada.

· Find, berisi Entry Field Account Number dan Entry Field Account Name.

Terdapat juga Filter, dan Anda dapat memilih tipe akun yang ingin ditampilkan.

Penyesuaian Terhadap Account Balance :

Tampilan GL Balances berisi informasi saldo perusahaan pada masing-masing periode. Terdapat pula option Refresh, Find, dan Filter. Tombol Reset untuk kembali pada keadaan. Jika tanda cek pada kotak All dihilangkan, otomatis akan ditampilkan tahun yang sesuai dengan tanggal sistem. Saldo account pada table Account Balance ini tidak dapat diubah pada form GL Balance secara langsung, karena merupakan hasil ringkasan dari kegiatan yang sudah anda masukkan.

Penyesuaian Terhadap Mata Uang Baru :

Anda dapat memasukkan jenis mata uang baru pada List Currencies, dengan meng-click tombol New pada table tersebut, atau dengan meng-click tombol Titik Tiga. Anda harus mengisi besarnya nilai tukar mata uang yang bersangkutan pada baris Exchange Rate, jika mata uang tersebut bukan merupakan mata uang lokal.

User Profile dan Setting Password :

Pengguna dibedakan menjadi 2, yaitu supervisor dan user. Level Supervisor dapat mengakses ke semua menu dalam Accurate tanpa batas, dan dapat membatasi ruang gerak seorang user. Level User ada dasarnya tidak dapat mengakses form yang ada pada menu Edit, kecuali mengganti password. Sehingga perlu membagi tugas dan wewenang dalam penggunaan program. Pada Setup terdapat fasilitas yang dapat merubah apa yang telah Anda isikan pada saat Quick Setup.

Login Name, dalam baris ini terdapat nama pengguna yang login ke dalam Accurate, dengan level Supervisor. Jika pengguna level Supervisor ingin menambah pengguna yang dapat mengakses program, tekan tombol tanda panah ke bawah di sebelah kanan kolom, pilihlah , lalu masukkan nama login yang ingin ditambahkan.

Full Name, isilah entry field maksimal 26 karakter .

Password, isilah dengan rangkaian huruf/angka/karakter ataupun kombinasinya, maksimal24 karakter.

Confirmation, isilah sesuai dengan password. Accurate tidak membedakan huruf besar dan huruf kecil dalam pengisian login name maupun pasword.

Pilihan-Pilihan yang Tersedia :

Salah satunya akan dijumpai melalui menu Preferences, dengan meng-klik menu Setup dari tampilan utama Accurate kemudian klik option Preference.

Pada jendela Company diberikan beberapa pilihan, yaitu:

Backup on close, disarankan.

Confirm before exit :

Open last company, pada saat startup, perusahaan yang muncul adalah yang terakhir kali dibuka ketika menutup aplikasi. Jika anda menutup (Log off) semua perusahaan, maka yang akan keluar adalah Welcome to Accurate.

Show purchase & sales price, untuk memunculkan harga beli atau harga jual dari item pada Item History. Pada option Feature, terdapat pilihan bahasa, format tanggal, dan inventory costing method.

Date format, pengaturan letak tanggal, tanggal/bulan/tahun (dd/mm/yy) atau bulan/tanggal/tahun (mm/dd/yy).

GENERAL JOURNAL ENTRY

Menu ini digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dimasukkan pada menu lainnya, seperti :

· Setoran / Ambilan uang dari dan ke Bank

· Penyesuaian atas Sewa, Asuransi & Pembayaran Dimukan Lainnya.

· Perhitungan dan pencatatan Biaya Yang Masih Harus dibayar

· Perhitungan dan pemakaian Perlengkapan.

· Pembelian & Penjualan Valuta Asing dll.

Pada prinsipnya semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan dapat dimasukkan dalam menu ini, Cuma dengan menu ini berarti anda harus mengerti betul akuntansi, minimal mengerti tentang suatu transaksi akan berpengaruh terhadap perkiraan Debit & Credit-nya. Pada akhir periode (dengan melakukan Period End) secara otomatis Accurate akan membuatkan jurnal voucher untuk perhitungan Unrealize (Realize) Gain/Loss Foreign Exchange dan Depreciation of Fixed Assets.

Dalam Journal Voucher tersebut, selain terdapat Description (untuk satu jurnal voucher) juga terdapat Memo disetiap baris account yang dipilih. Untuk Description sifatnya Tidak Wajib diisi. Tapi sebaiknya diisi karena isian inilah yang nantinya akan dimasukkan sebagai description dalam Buku Besarnya (General Ledger-nya).

Adakalanya satu jurnal terdapat perincian keterangan yang lebih dari satu macam, atau setiap rekening dalam satu jurnal ingin dimasukkan masing-masing keterangannya. Jika hal seperti ini diinginkan maka anda harus mengisikan kolom memo di baris account yang dipilih tersebut. Jika baris memo tersebut diisi, maka isian memo tersebut yang akan menggantikan description didalam Report General Ledger atas account tersebut.

Form Journal Voucher secara lengkap dan cara pengisiannya sebagai berikut :

· Bagian Header (Atas) :

1. Voucher No, isikan nomor voucher (maksimal 20 char). Nomor ini akan otomatis bertambah satu angka (digit terakhir adalah angka) setiap membuat voucher baru.

2. Template, pilihan template journal. Anda bisa membedakan cetakan voucher journal untuk masing-masing type transaksi.

3. Date, isikan tanggal transaksi

4. Multi Currency, aktifkan jika akan mencatat transaksi untuk Account type Cash/Bank, AR dan AP yang menggunakan foreign currency. Jika field ini aktif maka kolom isian jurnal akan bertambah 2 kolom yaitu Prime Amount dan Rate. Field ini secara otomatis akan aktif jika dibagian Account No dipilih Account type Cash/Bank, AR dan AP yang menggunakan foreign Currency.

5. Description, isikan keterangan dari jurnal tersebut

· Bagian Detail (tabel isian):

1. Account No, ketik Account No atas transaksi yang sesuai. Jika tidak hafal nomor account-nya, bisa menggunakan tombol ellipsis (titik tiga), atau kombinasi tombol Ctrl+Enter

2. Account Name, otomatis muncul nama dari account no yang dipilih.

3. Debit, isikan amount perubahan transaksi atas account tersebut jika berpengaruh pada posisi Debit.

4. Credit, isikan amount perubahan transaksi atas account tersebut jika berpengaruh pada posisi Credit. Posisi Debit/Credit tidak bisa diisi dua-duanya dalam satu baris account. Jika Debit diisi, Credit-nya harus kosong, begitu sebaliknya.

5. Rate, kolom ini akan muncul jika field multi currency aktif. Isikan rate terhadap base currency.

6. Prime Amount, isikan perubahan dalam nilai sebenarnya dalam mata uang yang bersangkutan, apakah bertambah atau berkurang. Jika Prime Amount (Positif) dikalikan dengan Rate akan masuk disebelah Debit, tetapi jika Prime Amount Minus (Negatif) dikalikan dengan Rate akan masuk disebelah Credit

7. Memo, isikan keterangan spesifik dari account yang bersangkutan selain Description yang telah diisi diatas.

8. SubLedger, wajib diisi jika account No yang dipilih termasuk type AR atau AP. Bisa mengisikannya dengan menekan tombol ellipsis atau Ctrl+L lalu isikan nama customer atau vendor yang bersangkutan.

9. Department, isikan nomor department (jika ada)

10. Project, isikan nomor Proyek (jika ada)

· Bagian Footer (bawah):

1. Debits, otomatis akan dimunculkan oleh Accurate. Merupakan total debit.

2. Credits, otomatis akan dimunculkan oleh Accurate. Merupakan total kredit

· Tombol Yang Ada

1. Next, digunakan untuk menuju ke record JV (Journal Voucher) selanjutnya.

2. Previous, digunakan untuk menuju ke record JV (Journal Voucher) sebelumnya.

3. Save&New, untuk menyimpan data yang telah diinput pada form JV (Journal Voucher) dan menampilkan form JV (Journal Voucher) yang baru.

4. Save&Close, untuk menyimpan data yang telah diinput pada form JV (Journal Voucher) dan menutup form JV (Journal Voucher).

5. Cancel, pembatalan atas data yang dimasukkan atau dirubah dan menutup form JV (Journal Voucher).

6. Preview, digunakan untuk menampilkan cetakan JV (Journal Voucher) sesuai dengan desain template yang dipilih

7. Clear, digunakan untuk membersihkan semua baris detail account yang telah dipilih.

Tombol menu Journal Voucher List :

· New, untuk membuat Jurnal Umum/Journal Voucher yang baru

· Edit, membuka kembali form entry jurnal yang bersangkutan dan melakukan perubahan atau sekedar melihatnya kembali.

· Delete, menghapus jurnal umum yang tersorot

· Filter, memilih tampilan dengan beberapa syarat berdasarkan tanggal tertentu dan type jurnal yang bersangkutan. Ada 4 macam type jurnal yang dapat ditampilkan :

1. Voucher : berasal dari jurnal voucher yang dibuat manual dari menu Activities -General Ledger - JV

2. Roll Over Goods : jurnal otomatis berasal dari Finishing form entry Job Costing, yang sebagai To Account

3. Period End : jurnal otomatis dari Period End untuk mencatat selisih kurs pada akhir periode (bulan ybs).

4. Depreciation Assets : jurnal otomatis dari Period End untuk mencatat penyusutan aktiva tetap.

· Print, mencetak daftar Jurnal Voucher

· Find, mencari transaksi JV berdasarkan Nomor JV atau Description

INVENTORY AND SERVICE

Accurate3 menggunakan sistem persediaan perpetual. dengan metode average atau FIFO. Accurate3 menyediakan enam fasilitas dalam mengisikan item barang yaitu New, Edit, Filter, Delete, Print dan Find. Notes.

Dalam Sistem Accurate3, terdapat 4 tipe item / barang, yaitu:

1. Inventory Part, merupakan item yang berbentuk barang (material) dan biasanya merupakan barang penjualan..

2. Non Inventory Part, merupakan item yang berbentuk barang (material) dan biasanya digunakan sebagai pelengkap barang penjualan.

3. Service, merupakan item yang berbentuk pelayanan/jasa baik yang diberikan atau diterima perusahaan.

4. Grouping, merupakan item yang berbentuk kumpulan dari ketiga tipe Inventory, Non Inventory dan Service.

Pada saat setup awal database, maka kolom-kolom yang perlu diisi dengan informasi mengenai persediaan yang dimiliki yaitu:

Item No, merupakan nomor penandaan dari item yang bersangkutan.

Description, merupakan nama item bersangkutan.

Quantity, merupakan jumlah item yang tersedia digudang sampai tanggal hari ini. Untuk Non Inventory, service dan Grouping quntity ini akan terus nol, karena bentuk yang ada tidak dapat diimplementasikan dalam jumlah.

Unit Price, merupakan harga satuan item.

Type, merupakan tipe item, yakni Inventory (Inv), Non Inventory (Non), Service (Ser), dan Grouping (Gro).

Aktivitas yang terkait dengan inventori adalah inventory adjustment, item transfer, seling price adjustment, grouping, create warehouse, dan job costing.

Inventory Adjustment

Item Transfer

Merupakan form yang befungsi mencatat aktivitas perpindahan barang dari satu gudang ke gudang lainnya. Langkah membuat item transfer:

1. Aktifkan fitur multi warehouse dari menu setup-preference-feature. Centang pilihan Multi Warehouse.

2. Buka form dari Activities-Inventory-Item Transfer

Seling Price Adjustment

Grouping

Form grouping berfungsi untuk mengelompokkan beberapa item menjadi satu paket yang baru sehimgga memudahkan aktivitas penjualan paket yang terdiri dari beberapa item tanpa harus memilih satu persatu bagian item-item bagian paket itu pada tampilan sales invoice yang dibuat. Cara membuat aktivitas grouping:

1. Buka menu grouping darimenu utama Activities-Inventory-Grouping.

2. Pada tampilan grouping :

a. Isi kolom Group No dengan kode group maksimal 20 karakter.

b. Isi kolm Description dengan nama item group

c. Isi kolom Selling Price dengan harga jhusl standa atas item tersebut

d. Isi Field Sales Account dengan akun penjualan tipe revenue

e. Isi Field Sales Ret. Account dengan akun retur penjualan tipe revenue

f. Isi Field Sales Item discount dengan akun sales term diskon tipe revenue

g. Pada detail grouping, isi item-item yang merupakan bagian paket?gruping yang dibuat

Job Costing

Merupakan satu formulir yang digunakan untuk mencatat aktivitas proses produksi barang jadi berdasarkan pesanan, pemakaian barang untuk kepentingan sendiri, dan pembebanan barang hilang atau rusak yang terdiri dari dua tahapan yaitu pemakain item dan penyelesaian job costing. Cara membuka aktivitas job costing.

Tampilan dalam form job costing adalah

1. Batch No, diisi dengan nomor voucher job costing.

2. Date, diisi dengan tanggal job costing dimulai

3. Job Cost Account, diisi akun yang menampung aktivitas job costing

4. Description, diisi dengan keterangan tentang aktivitas job costing yang dilakukan.

5. Dept, diisi dengan nama departemen jika ada

6. Project, diisi dengan nama proyek jika ada

7. Item, diisi dengan item-item yang digunakan dalam aktivitas job costing.

8. Expense, diisi dengan akun-akun yang akan dialokasikan dalam aktivitas job costing.

PEMBELIAN DAN VENDOR

Penggunaan accurate 3 sebagai suatu program yang terintegrasi diharapkan dapat membantu menyelesaikan kompleksitas purchasing dengan lebih efektiv dan efisien.

Gambaran aktivitas purchasing dapat anda lihat dalan menuutama accurate 3 dengan cara mengklik menu purchase dan anda akan menjumpai beberapa aktivitas utama purchasing yaitu: Purchase Order, Receive Item, Purchase Invoice, Vendor Payment, dan Purchase Return.

1. Purchase Order

Kemungkinan yang dapat terjadi saat melakukan transaksi pembelian :

  1. Pesanan dengan mata uang base currency (rupiah) atau asing

Pesanan jenis seperti ini tergantung saat anda membuat vendor [supplier] dibagian Terms etc di pilihan field currency

  1. Pesanan dengan pembayaran uang muka pembelian

Pembayaran uang muka pembelian harus dilakukan dari transaksi Vendor Payment dengan mengaktifkan check box Show PO

  1. Pembatalan pemesanan (Close)

Karena kebutuhan mendesak kita terpaksa menutup pesanan (membatalkan) sisa barang yang masih dipesan, Sebagai bukti kita telah membatalkan pesanan tersebut, kita harus mengirimkan voucher pembatalan pesanan.

Di dalam Form Purchase Order ada 3 bagian, yaitu

1. Bagian Header (Atas):

Template, pilih jenis template yang statusnya PO

Vendor, pilih vendor. Gunakan drop down untuk memilih vendor.Jika ternyata belum ada anda juga bisa langsung membuatnya

Ship To, isikan alamat pengiriman barang yang dituju. (alamat perusahaan)

PO No, isikan nomor PO/Purchase Order (20 karakter)

PO Date, isikan tanggal PO

FOB, pilih cara pengiriman apakah FOB Destination atau FOB Shipping Point.

Terms, pilih terms (syarat Pembayaran)

Rate, jika vendornya menggunakan base currency maka isinya 1 tetapi jika foreign currency isikan rate saat terjadi pesanan.

Expected Date, isikan taksiran tanggal diterimanya barang.

Ship Via, pilih jenis pengiriman barang melalui angkutan apa.

Vendor is Taxable, aktifkan jika vendor mengenakan PPN kepada kita.

Inclusive Tax, aktifkan jika harga pesanan adalah harga sudah termasuk PPN.

2. Bagian Detail (tabel isian) :

Item, pilih jenis barang yang akan dipesan.

Description, otomatis muncul nama item yang bersangkutan. Bisa diganti.

Qty, isikan jumlah kuantitas barang yang dipesan

Unit Price, isikan harga pesanan per satuan barang

Disc %, isikan discount item barang (jika ada)

Tax, isikan kode pajak atas barang tersebut

Amount, jumlah seluruh biaya dengan mempertimbangkan Qty, Price, Disc, Tax

3. Bagian Footer (bawah) :

Sub Total, otomatis menghitung jumlah pesanan setelah dikurangi item discount.

Discount %, isikan % diskon yang akan diterima.

Disc Amount, jika discount % diisikan field ini langsung menghitung jumlah potongan, tetapi bisa juga diisi secara manual dengan mengetikkan angka.

Est Freight, isikan taksiran biaya angkut yang harus ditanggung perusahaan

Total, menghitung otomatis total pengeluaran.

Description, isikan keterangan yang berhubungan dengan PO ini.

2. Receive Item

Saat penerimaan barang perusahaan mengakui bertambahnya Inventory, tetapi untuk kepastian berapa hutang yang harus diakui masih menunggu tagihan dari vendor datang. Untuk mengatasi keadaan seperti ini Accurate memberikan solusi yaitu dengan mencatat inventory dan harga pokok barang sementara dan mengakui Hutang sementara sebesar nilai yang telah diisikan didalam Purchase Order. Jika PO tersebut tidak diisi harganya maka jurnal tetap dicatat tetapi dengan nilai NOL. Nanti setelah Received item tersebut dijadikan sebagai BILL maka jurnal sementara diatas diupdate secara otomatis sesuai dengan harga yang diisikan didalam BILL tersebut.

Jadi jurnal yang dibuatkan accurate saat terjadi penerimaan barang ini :

Inventory Item Account xxx.xxx

Unbilled Receive Item xxx.xxx

Kemungkinan terjadinya Receive Item :

1. Receive Item yang berasal dari PO

2. Receive Item yang tidak berasal dari PO

Field yang perlu diisikan didalam form Receive Item :

  1. Bagian Header (Atas):

Form No, nomor urut penerimaan barang oleh perusahaan (pembeli)

Vendor, pilihan vendor [supplier] atas barang yang dipesan.

Receipt No, isikan nomor surat jalan yang diterima dari Vendor

Receipt Date, isikan tanggal penerimaan barang.

F.O.B, pilih penerimaan barang FOB Destination/Shipping Point

Ship Date, isikan tanggal pengiriman barang

Ship Via, pilihan jenis pengiriman barang melalui angkutan apa.

  1. Bagian Detail (tabel isian):

Item, pilih jenis barang yang diterima.

Description, keterangan/nama barang yang diterima

Qty, isikan qty (jumlah kuantitas) barang yang diterima

  1. Bagian Footer (bawah):

Description, isikan keterangan atas penerimaan barang tersebut

3. Purchase Invoice

Form Purchase Invoice secara lengkap dan fungsi dari field yang disediakan :

  1. Bagian Header (Atas) :

Form No, nomor voucher pembelian dari perusahaan

Vendor, pilihan vendor (supplier) yang menjual barang

Vend. Inv No, isikan dengan nomor invoice dari tagihan vendor

Vend. Inv Date, isikan tanggal pembelian (tgl tagihan vendor)

Amount, isikan jumlah tagihan yang diterima dari bill vendor

Rate, isikan rate terhadap kurs mata uang vendor.

F.O.B., pilih jenis serah terima barang di FOB Destination atau FOB Shipping Point

Terms, pilihan jenis terms (syarat pembayaran)

Fiscal Rate, isikan kurs pajak untuk menghitung Pajak atas pembelian tersebut.

Ship Date, isikan tanggal pengiriman barang

Ship Via, pilih jenis pengiriman barang lewat angkutan apa

Vendor is Taxable, aktifkan jika vendor yang dibeli adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak) dan pembelian yang dilakukan tersebut dikenakan pajak.

Inclusive Tax, jika harga beli sudah termasuk pajak maka aktifkan field ini

  1. Bagian Detail (tabel isian):

Items, pilihan jenis item no yang dibeli

Description, default muncul item description dari item no yang telah dipilih

Qty, isikan kuantitas barang yang dibeli

Unit Price, isikan harga pembelian per kuantitas satuan barang

Disc %, isikan discount item yang diperoleh saat membeli

Tax, isikan kode pajak atas item tersebut

Amount, otomatis menghitung harga pembelian bersih

Account, pilihan jenis account nomor atas expense tersebut

Description, otomatis muncul account name dri account number yang dipilih

Amount, isikan jumlah yang dibebankan ke expense atas account tersebut

  1. Bagian Footer (bawah):

Subtotal, penjumlahan dari amount didalam table item + expense

Discount, terdiri dari dua isian dalam persen diskon dan amount diskon.

Tax 1, otomatis menghitung Pajak yang terhubung dengan Vendor bagian Tax 1.

Tax 2, otomatis menghitung pajak yang terhubung dengan Vendor bagian Tax 2.

Freight, isikan jumlah biaya angkutan yang harus ditanggung oleh perusahaan

Total, otomatis akan diisi oleh Accurate berupa total pembelian

Payment, jumlah pembayaran yang dilakukan bersamaan dengan transaksi pembelian

Description, isikan keterangan atas pembelian barang tersbut

4. Vendor Payment

Vendor Payment berguna untuk mencatat transaksi pembayaran hutang transaksi Purchase Invoice dan Purchase Order. Di dalam vendor payment ada 4 bagian, yaitu

  1. Bagian Header (Atas)

Vendor, pilihan vendor yang akan dibayar hutangnya

Payee, isikan dengan nama yang menerima cek atas nama siapa

Form No, isikan nomor voucher pengeluaran kas/bank

Payment Date, isikan tanggal pembuatan voucher tersebut

Template, pilih jenis template yang diinginkan

Bank, pilih account kas/bank yang dipakai untuk membayarnya

Rate, isikan rate kas/bank tersebut pada saat pembayaran

Memo, isikan keterangan atas transaksi pembayaran tersebut

Void Cheque, diaktifkan jika ternyata check yang telah dibuat tersebut dibatalkan.

Fiscal Payment, aktifkan jika vendor menggunakan mata uang asing,

Cheque Date, isikan tanggal cair atas cek tersebut.

Cheque Amount, otomatis muncul dari total pembayaran yang dilakukan

  1. Detail Table PI

Pay, tanda untuk menyatakan bahwa invoice inilah yang dibayar.

Invoice No., nomor Invoice yang akan diterima pembayarannya.

Date, tanggal Invoice.

Due, tanggal jatuh tempo pembayaran hutang

Amount, jumlah nilai invoice.

Owing, total hutang kepada vendor.

Payment Amount, jumlah pembayaran yang diberikan ke vendor.

3. Detail Table PO

Pay, tanda untuk menyatakan bahwa invoice inilah yang dibayar.

PO Number, nomor Purchase Order yang akan dilakukan pembayaran.

PO Date, tanggal Purchase Order

Due, jatuh tempo pembayaran

Amount, jumlah nilai Purchase Order

Owing, total hutang ke vendor.

Payment Amount, jumlah pembayaran yang dibayarkan ke vendor.

4. Bagian Footer (bawah)

Total Owing, total sisa Purchase Invoice yang belum dibayar

Total Discount, secara otomatis akan diisi total Diskon yang diberikan oleh vendor.

Total Payment, total Pembayaran yang dilakukan (PI+PO)

5. Purchase Return

Ada beberapa kemungkinan Retur Pembelian :

1. Retur barang terhadap Invoice yang ada barang sama yang pernah dibeli sebelumnya.

2. Retur barang Invoice yang tidak ada barang sama yang pernah dibeli sebelumnya.

3. Retur Pembelian dari RI saja atau dari PI saja.

4. Retur untuk Invoice yang Belum Lunas (Outstanding) saja

5. Retur untuk semua Invoice baik yang sudah lunas/outstanding.

Di dalam Form Purchase Return ada 3 bagian, yaitu

  1. Bagian Header (Atas) :

Vendor, pilih Nama/Kode Vendor yang mau melakukan retur

Receipt/Inv. No, pilih nomor invoice yang akan diretur

Vendor is Taxable, akan aktif jika didalam daftar vendor tersebut dibagian purchase menggunakan s jenis pajak yang ada.

Inclusive Tax , berarti harga adalah sudah termasuk pajak keluarannya.

Date, tanggal retur. Defaultnya sama dengan tanggal komputer

Return No, isikan nomor purchase return perusahaan.

  1. Bagian Detail (tabel isian):

Items, pilihan jenis item no yang akan diretur

Item Description, item description dari item no yang telah dipilih,

Qty, isikan kuantitas barang yang akan diretur

Unit Price, diisi harga jual pada Sales Invoice di potong dengan diskon yang ada.

Tax, otomatis akan diisi oleh Accurate

Amount, otomatis akan diisi oleh Accurate

  1. Bagian Footer (bawah):

Subtotal, penjumlahan dari amount didalam detail invoice

PENJUALAN DAN CUSTOMER

Sales invoice/ faktur penjualan

Cara membuka formulir SI:

Klik menu utama activity (aktivitas) – sales (penjualan) – sales invoice (faktur penjualan)

Atau dapat dibuka dari menu explorer. Klik tombol sales (penjualan) lalu klik sales invoice (Faktur penjualan)

Cara menghapus atau mengedit (mengubah) SI yang telah tersimpan:

1. Buka List Sales Invoice (daftar faktur penjualan). Pada tampilan List Sales Invoice filter tanggal sesuai dengan tanggal faktur/ invoice yang ingin dihapus atau diedit.

2. Find (cari) nomor faktur/ invoice yang akan dihapus/ diedit, kemudian klik kanan DELETE untuk menghapus. Atau klik kanan EDIT untuk mengedit atau mengubah faktur/ invoice tersebut.

Faktur penjualan dari pesanan penjualan

Prosedur pencatatan transaksi tersebut di accourate:

1. buka form sales invoice yang baru dari menu utama activities- sales – sales invoice

2. Pilih nama customer/ pelanggan, isi nomor faktur, tanggal faktur, dan lengkapi field header lainnya.

3. Karena dibuat berdasarkan SO, maka untuk mengisi detail SI dapat dilakukan dengan cara klik tombol ‘select SO’ (pilih order), lalu pilih sales order (pesanan pembelian) yang akan ditagihkan.

4. Klik tombol save & close untuk menutup dan menyimpan tampilan form sales invoice.

Faktur Penjualan dari Pengirirman Barang

Prosedur pencatatan transaksi tersebut di accourate:

1. Buka form sales invoice yang baru dari menu utama activities- sales- sales invoice

2. Pilih nama customer / pelanggan, isi nomor faktur, tanggal faktur, dan lengkapi field header lainnya.

3. Karena dibuat berdasarkan DO yang telah dibuatkan sebelumnya, maka untuk mengisi detail SI dapat dilakukan dengan cara klik tombol ‘select DO’, lalu pilih DO yang akan ditagihkan.

4. Klik tombol save & close untuk menyimpan dan menutup tampilan form sales invoice.

Sales order

Membuka activities sales order ( Aktifitas Pesanan Penjualan )

Dapat dibuka dengan cara:

1. klik menu utama aktifitas- penjualan- pesanan penjualan (activities- sales- sales order) Atau klik tombol penjualan (sales) yang terdapat pada menu jelajah (explorer) lalu pilih pesanan penjualan (sales order)

Pembatalan SO

Berikut cara yang dapat anda lakukan untuk membatalkan SO yang telah anda entry di accourate:

  1. Buka formulir SO yang ingin dibatalkan dari menu utama list (daftar)- sales (penjualan)- sales order (pesanan penjualan).
  2. Setelah tampilan SO terbuka, langkah yang dapat anda lakukan selanjutnya adalah mencentang pilihan close yang terdapat pada tampilan SO tersebut.

Sales order dengan uang muka penjualan.

Untuk mencatat pesanan penjualan disertai dengan penerimaan uang muka dari customer, dapat dilakukan dengan cara:

1. Create sales order (pesanan penjualan) baru.

2. Pada tampilan SO tersebut isi nama customer, tanggal SO, no SO, no PO customer, dan detail item yang dipesan.

3. Setelah mengisi detail pesanan customer, langkah selanjutnya adalah mencatat pembayaran uang muka kepada vendor dengan cara KLIK tombol Down payment yang terdapat padatampilan form SO tersebut.

Setelah DP account sudah di setting, maka secara otomatis accurate akan menampilkan form customer receipt.

Sales return.

Cara mencatat aktifitas sales return (return penjualan)

Dapat dicatat dengan cara:

1. klik menu utama activities- sales- sales return. Atau klik tombol sales yang terdapat pada menu explorer, lalu klik sales return.

2. Pada tampilan form sales return;

a. pada kolom Vendor Name pilih nama vendor.

b. pada kolom sales inv. No pilih nomor DO/ SI yang direturn pelanggan; dan lengkapi isian header yang lainnya.

c. setelah nomor penerimaan atau nomor DO/ SI yang diretur sudah dipilih, langkah selanjutnya anda dapat memilih item yang diretur dengan cara double klik pada kolom description, lalu klik tanda panah ke bawah yang ada pada kolom tersebut, kemudian pilih klik item yang diretur, lalu klik YES pada window confirm yang muncul jika pelanggan meretur semua kuantitas item yang ada di DO/ SI yang diretur atau klik NO jika pelanggan hanya meretur sebagian saja.

d. klik tombol save & close untuk menyimpan dan menutup tampilan form sales return.

Set Selling Price (Set Harga Penjualan)

Cara membuka set selling price

Buka form dari activities- inventory- selling price adjustment. Atau buka dari explorer

LAPORAN

Laporan (report) merupakan bagian terpenting dari suatu sistem akuntansi dikarenakan tujuan akhir dari pencatatan akuntansi adalah menghasilkan suatu pelaporan. Laporan yang baik dan akurat diharapkan dapat memberikan gambaran aktual aktivitas financial perusahaan. Accurate yang merupakan suatu program terintegrasi menyediakan fasilitas pelaporan keuangan yang sangat memudahkan user.

Sistem database Accurate memungkinkan setiap aktivitas finansial yang terjadi dan tercatat dalam sistem dapat digali setiap saat dan dirangkum menjadi suatu laporan. Ada berbagai macam laporan dalam akuntansi yang berbeda-beda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dan sangat tergantung juga pada kebutuhan masing-masing perusahaan. Pada intinya accurate telah dapat merangkum sebagian besar kebutuhan laporan keuangan perusahaan.

Accurate dilengkapi fitur pembuatan laporan keuangan. Fitur ini terdapat pada index to report. Index to report merupakan daftar kumpulan dari sebagian besar laporan yang ada pada Accurate. Index to report bertujuan mempermudah user dalam mencari sebuah laporan karena tersusun menurut kategori dan mempunyai deskripsi singkat atas laporan. Pengguna dapat langsung membuat atau mengakses laporan-laporan yang diinginkan dengan mudah karena fitur ini telah menerapkan graphic user interface yang sederhana dan memudahkan pengguna awal.




Index to Report terdiri dari :

Report Category, kolom kategori berisi daftar kategori laporan menurut jenis dan transaksinya, seperti terlihat pada kolom kiri gambar diatas.

Report Detail, kolom detil berisi nama - nama laporan dari setiap kategori. Setiap kategori memiliki report detail masing-masing yang berbeda. Report detail ditunjukkan pada kolom kanan gambar diatas.

Description, kolom deskripsi menjelaskan secara singkat mengenai kategori atau nama laporan yang tersorot.

Tombol yang tersedia

Modify Report Before Preview, Tombol ini berfungsi untuk memunculkan window pengaturan(modify) bentuk dan substansi laporan yang akan dibuat. Apabila tombol ini dicentang, maka akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini sebelum munculnya preview laporan.




Melalui kotak dialog diatas, pengguna dapat mengatur tampilan, periode, filter, header maupun font yang akan ditmapilkan pada laporan.

Print, berfungsi mencetak laporan langsung tanpa menampilkannya terlebih dahulu.

Preview, berfungsi menampilkan laporan dari nama laporan yang tersorot. Tombol ini akan membuka window laporan yang telah disorot sebelumnya. Gambar dibawah merupakan salah satu contoh laporan yang dihasilkan melalui tombol preview

Dari preview tersebut, pengguna dapat langsung mencetak laporan ataupun menyimpan format laporan tersebut. Salah satu fitur yang menarik disini adalah data yang terdapat dalam laporan yang dihasilkan tersebut dapat langsung di-import ke dalam Microsoft excel. Gambar dibawah ini merupakan hasil import laporan keuangan ke dalam Microsoft excel.

Tips penggunaan :

Pada setiap formulir, Accurate menyediakan keyboard shortcut sebagai upaya memudahkan user dalam penggunaan. Pada formulir Index to report,

Tombol Print, dapat digantikan dengan [Alt] + [P]

Tombol Preview, dapat digantikan dengan [Alt] + [V] atau Klik dua kali pada kolom detil.

Tombol close dengan [Alt] + [C].

YEAR AND PERIOD END

Untuk mengaktifkan fasilitas ini dari menu utama Accurate 3 klik Activities dilanjutkan dengan meng-klik Period End dan Anda akan menjumpai tampilan seperti yang diperlihatkan dalam gambar 9.1. Kotak dialog Period End berisi beberapa entry field yang harus Anda isi, yaitu:

· Period, isilah entry field ini dengan bulan terakhir laporan dibuat.

· Year, isilah entry field ini dengan tahun laporan dibuat.

Gambar. 9.1

Akhiri pengerjaan dengan meng-klik tombol Ok. Dengan demikian sistem akan secara otomatis memasukkan nilai tukar terkini ke dalam sistem dan mencatat selisih yang terjadi sebagai Gain atau Loss Foreign Exchange. Bila Anda akan memasukkan data transaksi baru pada periode yang telah dilakukan proses Period End-nya, maka Anda perlu melakukan kembali proses Period End. Anda tidak perlu khawatir, proses Period End dapat dilakukan sebanyak yang diperlukan.

Back-up

Berikut tampilan kotak Back-up:

Gambar 10.1

Tulislah nama file yang diinginkan, lalu tentukan lokasi penyimpanan. Accurate 3 akan mem-backup file perusahaan yang sedang dibuka pada saat itu. Anda dapat menandai kotak Backup On Close di menu Preferences agar setiap kali menutup program Anda akan diingatkan untuk membackup.

Restore

Restore adalah suatu fungsi untuk memulihkan file perusahaan yang rusak ke dalam suatu file yang baru. Tindakan ini dapat dilakukan hanya jika Anda memback-up file perusahaan Anda. Maka sangat disarankan sekali agar Anda memback-up data perusahaan setiap kali Anda menutup Accurate 3 dengan maksud meminimalkan kehilangan data.




Gambar 10.2

Gambar 10.2 merupakan gambar kotak restore, pilih file back-up (*.bak), lalu tentukan direktori tempat penyimpanan file perusahaan yang ingin diperbaiki, kemudian click OK.

Repair

Cara menjalankannya adalah:

Dari menu File, Anda pilih Repair lalu akan muncul kotak seperti pada gambar 10.3, lalu click OK.

Gambar 10.3


Import from file

Langkah pengoperasian :

1. Klik “Setup” dalam menu utama

2. Kemudian pilih “Account & other list” dan klik “Click here to import file”

3. Setelah itu, muncul dialog box seperti ini :




4. Lalu tentukan folder dan nama file yang akan diimport, setelah file yang dimaksud ditemukan,klik “open”, dan kemudian klik “extract data”.

PENUTUP

Accurate adalah salah contoh produksi Indonesia yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Indonesia. Kehadiran aplikasi Accurate dengan harga yang memadai bagi kalangan bisnis menunjukkan bahwa perangkat lunak yang bermutu pun bisa hadir di tengah-tengah kekacauan penggunaan perangkat lunak bajakan sekarang ini.

1 komentar:

Ms. T mengatakan...

hallo hai..

sy tiara, bekerja di perusahaan jasa plating-untuk melapisi besi salah satunya pedal motor-
di perusahaan t4 saya bekerta baru tahun ini menggunakan Accurate.
sy sudah entry dari bulan mei, kemaren lihat report G/L itu tidak ada HPP, tyt ada kesalahan yaitu item barang terjual sy kategorikan ke non inventory part-jadi sy bisa buat SO, DO meski stok di gudang tidak ada, SI, dan SR- cara seperti yang sy dapat dari atasan, karna kesalahan itu sy harus entry ulang mulai dari membuat item inventory baru.

kesalahan berikutnya adalah belum entry job costing hingga finishing.
Ketika sy mau entry di roll over, dan mau merubah cost-karna cost produk yang ditetapkan perusahaan ini tidak berdasarkan biaya untuk tenaga kerja dan biaya lain, sy tidak tau mengapa, tapi seperti itulah yang sudah berjalan- sewaktu di roll over sy sudah entry item, dan mencoba untuk entry "allocated cost" tdk bisa dan munculah box "allocation cost must be 100%" dan sampai skr sy masi stak di situ.

apakah ada solusinya?
sebelumnya sy ucapktan trimakasih

Dunia hanya singgahan sesaat

Yang akan kita tinggalkan

Dunia takkan berikan segalanya

karena dunia tak abadi

merugi.mp3

Arsip Blog